Dit is de privacyverklaring van Mediation Ned, gevestigd aan de Nijverheidsweg 23C, 3762 EP te Soest. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 030 6565187 of e-mail: info@mediationned.nl.
Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Mediation Ned is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Mediationdossier
Indien u een opdracht aan Mediation Ned verstrekt, verwerken wij persoonsgegevens die u en de andere partij(en) of betrokkenen aan ons verstrekken. Dit zijn onder meer uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, evenals andere gegevens die relevant zijn voor het dossier, waaronder mogelijk gevoelige of bijzondere persoonsgegevens.
Trainingsdoeleinden
Wanneer u zich inschrijft voor een training of wij een inhouse training verzorgen, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de uitvoering van de training en certificering/toekenning van (PE) punten.
Facturering
Bij het verstrekken van een opdracht verwerken wij uw gegevens om facturen te sturen en betalingen te verwerken. Denk aan uw contactgegevens, bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Als u contact met ons opneemt via het contactformulier, e-mail of telefoon, verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de reden van contact.
Analyse Websitebezoekers
Wij verwerken analytische gegevens van websitebezoekers via cookies. Daarbij kan (een deel van) uw IP-adres worden opgeslagen. Deze cookies helpen ons om de website gebruiksvriendelijker te maken. Sessie-cookies worden automatisch verwijderd bij het sluiten van uw browser. U kunt cookies ook geheel blokkeren, al kunnen dan sommige functies van de website beperkt zijn.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Mediationdossier
Wij gebruiken uw gegevens om het mediationdossier te behandelen. Omdat mogelijk gevoelige gegevens worden verwerkt, vragen wij uw toestemming via de ondertekening van de mediationovereenkomst. Zonder toestemming kunnen wij geen diensten verlenen. Bij intrekking van uw toestemming stoppen wij per direct met dienstverlening.
Facturering
Uw gegevens worden verwerkt voor facturatie, op basis van de overeenkomst die u met ons sluit.
Contact
Uw contactgegevens worden gebruikt om contact op te nemen. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze werkzaamheden goed uit te voeren en nieuwe opdrachten te verkrijgen.
Analyse websitebezoekers
De gegevens worden geanonimiseerd gebruikt voor statistieken over websitegebruik. Door gebruik te maken van de website stemt u in met dit privacybeleid.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Mediationdossier
Dossiers worden in principe twintig jaar bewaard na afronding van de zaak. In uitzonderlijke gevallen kan dit langer zijn, bijvoorbeeld bij gestuitte verjaring of andere belangen.
Administratie
Facturen en andere administratie worden zeven jaar bewaard in het kader van de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
Deze bewaren wij maximaal één jaar na laatste contactmoment, tenzij u eerder om verwijdering verzoekt.
Analyse websitebezoekers
Bezoekersgegevens via Google Analytics worden twee jaar bewaard (standaardinstelling).
Met wie delen wij uw gegevens?
Gegevens worden opgeslagen in ons digitale dossier en kunnen in e-mails voorkomen. Ze worden verwerkt door onze ICT-provider, en voor de financiële administratie gedeeld met een administratiekantoor waarmee wij verwerkersovereenkomsten hebben gesloten.
Aangesloten (freelance) mediator
Wanneer wij een zaak uitbesteden aan een freelance mediator, dragen wij relevante persoonsgegevens over. Deze mediator is verwerkingsverantwoordelijke en gebonden aan dezelfde privacyregels als Mediation Ned.
Klachtafhandeling
Bij klachten kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) of Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Deze behandelen uw gegevens vertrouwelijk.
Gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld aan politie of justitie.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen en eisen dit ook van onze ICT-provider.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
- Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
- Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
- In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
- Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
- Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de AVG.
U kunt uw rechten uitoefenen via de contactgegevens aan het begin van deze verklaring.
Wijzigingen
Er kunnen wijzigingen plaatsvinden in de gegevensverwerking of wetgeving. Bij ingrijpende wijzigingen wordt u via de website en per e-mail op de hoogte gebracht.
Versie: Maart 2021